Privacybeleid
1. Verwerkingsverantwoordelijke
YOURSPACE TENERIFE SLU ("YOURSPACE COWORKING"), Spaans fiscaal identificatienummer (CIF) B75863885, gevestigd te C/ Bethencourt Alfonso 2, planta 2, 38002 Santa Cruz de Tenerife, Spanje, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
U kunt uw rechten inzake gegevensbescherming uitoefenen via: privacy@yourspace.work
2. Verwerkte gegevens
Contact-, registratie- en adresgegevens (naam, e-mail, telefoon, postadres).
Identiteitskaart, vreemdelingennummer, paspoort of fiscaal identificatienummer (NIF/CIF), en een identiteitsafbeelding of beperkte kopie van het identiteitsdocument van elke gebruiker, verstrekt voor identiteitscontrole en het formaliseren van het contract.
Elektronische handtekening van het contract en de huisregels van de ruimte.
Facturatie- en betalingsgegevens.
Gebruiksgegevens van de platforms app.yourspace.work, hub.yourspace.work, key.yourspace.work en admin.yourspace.work (inloggegevens, toegangs- en netwerkverbindingslogs).
Beelden vastgelegd door het cameratoezichtsysteem.
3. Doel en rechtsgrond
Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:
• Beheer van aanmelding, contract en facturatie (app.yourspace.work) — uitvoering van een overeenkomst.
• Beheer van de community en communicatie tussen gebruikers (hub.yourspace.work) — uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
• Beheer van digitale fysieke toegang tot de ruimte (key.yourspace.work) — uitvoering van een overeenkomst.
• Beheer van individuele toegang tot het zakelijke WiFi/internetnetwerk via het Omada-systeem (admin.yourspace.work) — uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij netwerkbeveiliging.
• Verificatie van de identiteit van gebruikers en formalisering van het contract (identiteitsafbeelding of beperkte kopie van het document en elektronische handtekening) — naleving van wettelijke verplichtingen en uitvoering van een overeenkomst.
• Waarborgen van de veiligheid van de ruimte door middel van cameratoezicht — gerechtvaardigd belang.
• Verzenden van commerciële communicatie, indien u hiervoor toestemming heeft gegeven.
4. Cameratoezicht
Verantwoordelijke: YOURSPACE TENERIFE SLU — YOURSPACE COWORKING.
Dekking en werking: de ruimte is voorzien van bewakingscamera's in de binnenruimtes, die 24 uur per dag operationeel zijn.
Doel: veiligheid van de ruimte en toegangscontrole, gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke.
Bewaring: de beelden worden maximaal 30 kalenderdagen bewaard, overeenkomstig de wettelijk vastgestelde termijn, behalve wanneer ze ter beschikking moeten worden gehouden van veiligheidsdiensten of gerechtelijke of bestuurlijke autoriteiten voor het onderzoek van een incident.
Informatie: het bestaan van het cameratoezichtsysteem wordt aangegeven met een informatiebord bij de ingang van de ruimte. Toegang tot en gebruik van de ruimte, evenals het ondertekenen van het gebruikscontract, houden in dat de gebruiker over deze beveiligingsmaatregel is geïnformeerd.
U kunt uw rechten inzake gegevensbescherming uitoefenen via: privacy@yourspace.work
5. Bewaartermijn
Gegevens die voortvloeien uit het contract, de elektronische handtekening, het bewijs van aanvaarding en fiscale gegevens worden bewaard voor de duur van de contractuele relatie en daarna voor de termijnen vereist door de fiscale en handelswetgeving.
De identiteitsafbeelding of beperkte kopie van het identiteitsdocument wordt alleen bewaard zolang nodig is voor verificatie en wordt na 12 maanden automatisch verwijderd, tenzij bewaring nodig is vanwege een incident, claim of wettelijke verplichting.
Camerabeelden worden maximaal 30 kalenderdagen bewaard, behoudens de hierboven genoemde uitzonderingen.
Gegevens van de digitale platforms worden bewaard zolang het account actief blijft en daarna voor de wettelijk vereiste termijnen.
6. Ontvangers en verwerkers
Uw gegevens worden niet aan onbetrokken derden verstrekt, behalve bij wettelijke verplichting. Voor het verlenen van de dienst werken wij samen met partijen die optreden als verwerkers conform artikel 28 AVG, waaronder: webhostingproviders, het platform voor elektronische handtekeningen, de leverancier van het digitale toegangscontrolesysteem (TTLock-sloten, met infrastructuur gehost binnen de Europese Unie) en de leverancier van het Omada-netwerkbeheersysteem. Als u toestemming heeft gegeven voor analytische cookies, delen wij daarnaast geaggregeerde surfgegevens met Google Ireland Limited (Google Analytics), optredend als verwerker.
7. Internationale doorgiften
Sommige van onze technologieleveranciers kunnen zich buiten de Europese Economische Ruimte bevinden. In dat geval vindt de doorgifte plaats met de waarborgen die de AVG vereist (standaardcontractbepalingen of andere gelijkwaardige mechanismen). In het bijzonder kunnen de door Google Analytics verwerkte analytische gegevens (alleen indien u toestemming heeft gegeven) door Google LLC in de Verenigde Staten worden verwerkt, in het kader van het EU-VS Data Privacy Framework.
8. Register van verwerkingsactiviteiten
YOURSPACE TENERIFE SLU houdt een actueel Register van verwerkingsactiviteiten (RvV) bij, overeenkomstig artikel 30 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarin de doeleinden, categorieën gegevens, bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen van elke in dit beleid beschreven verwerking worden gedocumenteerd.
Dit register is bestemd voor intern gebruik, ter toepassing van het beginsel van proactieve verantwoording (artikel 5, lid 2 AVG), en is beschikbaar voor raadpleging door de Spaanse gegevensbeschermingsautoriteit (AEPD) en andere bevoegde toezichthoudende autoriteiten.
9. Uw rechten
U kunt op elk moment uw recht op inzage, rectificatie, verwijdering, bezwaar, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid uitoefenen door te schrijven naar privacy@yourspace.work. Als er redelijke twijfel bestaat over uw identiteit, kunnen wij alleen de strikt noodzakelijke informatie vragen om die te verifiëren.
U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Spaanse autoriteit voor gegevensbescherming (AEPD, www.aepd.es) als u van mening bent dat de verwerking niet in overeenstemming is met de toepasselijke regelgeving.
Dit document is een samenvattende vertaling, uitsluitend ter informatie. Bij afwijkingen geldt de Spaanse versie op www.yourspace.work.